U današnjem poslovnom svetu, koji se brzo menja i sve više oslanja na podatke, od službi za ljudske resurse očekuje se mnogo više od vođenja evidencije o zaposlenima. One sve češće imaju važnu ulogu u donošenju odluka, praćenju radnog učinka i razvoju zaposlenih. Iza mnogih savremenih rešenja za ljudske resurse stoji jedan važan alat: centar za korisničke podatke.
Centar za korisničke podatke je jedinstven sistem namenjen prikupljanju, čuvanju i vođenju podataka o korisnicima iz različitih izvora u okviru organizacije. Može se posmatrati kao nervni sistem poslova vezanih za ljudske resurse: prikuplja podatke iz više različitih sistema i pruža jasan i celovit uvid u put zaposlenog kroz organizaciju.
U svetu u kome su odluke zasnovane na podacima važne za prednost na tržištu, značaj centra za korisničke podatke se ne može zanemariti.
Zašto je službi za ljudske resurse potreban centar za korisničke podatke
Značaj podataka o zaposlenima veoma je porastao poslednjih godina. Prema izveštaju PwC-a, 72% rukovodilaca službi za ljudske resurse ulaže u alate za proučavanje podataka kako bi bolje donosili odluke i uspešnije upravljali zaposlenima. Rukovodioci u ovoj oblasti znaju da upravljanje zaposlenima ne znači samo praćenje prisustva na poslu ili čuvanje dokumentacije. Ono podrazumeva razumevanje ljudi u organizaciji i korišćenje saznanja o njima radi boljeg učinka, većeg zadovoljstva i zadržavanja zaposlenih.
Dobro uveden centar za korisničke podatke omogućava organizacijama da to postignu na sledeće načine:
1. Sveobuhvatno prikupljanje podataka
Danas su podaci rasuti po različitim mestima: u evidencijama o zaposlenima, alatima za rad sa klijentima, sistemima za praćenje učinka, platformama za učenje i razvoj i drugim rešenjima. Za mnoge organizacije najveći problem je to što su ti podaci često odvojeni jedni od drugih. Centar za korisničke podatke može da prikupi podatke iz različitih izvora, kao što su alati za rad sa klijentima, posete internet stranama, upotreba mobilnih aplikacija i alati spoljnih saradnika, i objedini ih u jedinstven prikaz svakog korisnika.
Prema podacima Deloitte-a, preduzeća koja objedine podatke o zaposlenima beleže 41% veću stopu zadržavanja zaposlenih i 21% veću dobit.
2. Povezivanje podataka i jedinstveni prikazi zaposlenih
Povezivanjem ovih podataka službe za ljudske resurse mogu da naprave jedan potpun prikaz svakog zaposlenog. On obuhvata sve: od radnog iskustva i ocena učinka, do evidencije o obukama i ličnih sklonosti. Mogućnost da se zaposleni sagleda iz svih uglova pomaže službama za ljudske resurse da donose bolje odluke o razvoju karijere, unapređenjima, pripremi naslednika i uključenosti zaposlenih.
Istraživanje McKinsey-a pokazalo je da su organizacije koje koriste povezane podatkovne platforme zabeležile 32% veće zadovoljstvo zaposlenih i bolje usklađivanje planova za zaposlene sa poslovnim ciljevima.
3. Bolje vođenje podataka
Jedinstven sistem obezbeđuje da se podaci ne samo prikupljaju, već i pravilno vode. Od tačnosti podataka o zaposlenima do poštovanja propisa o zaštiti podataka, centar za korisničke podatke pojednostavljuje način na koji službe za ljudske resurse rukuju ličnim i poslovnim podacima i kako ih čuvaju. Kvalitet podataka je veoma važan, jer loši podaci prosečno preduzeće godišnje koštaju 20–30% prihoda.
4. Proučavanje podataka i korisna saznanja za donošenje odluka
Prava vrednost centra za korisničke podatke nije samo u prikupljanju podataka, već u tome što se ti podaci pretvaraju u korisna saznanja. Alati u okviru sistema omogućavaju službama za ljudske resurse da proučavaju ponašanje zaposlenih, njihove sklonosti i kretanja u organizaciji. To vodi boljim odlukama u celom preduzeću. Takva saznanja mogu se koristiti za predviđanje odlaska zaposlenih, prepoznavanje nedostataka u veštinama ili izradu ličnih planova učenja.
Gartner navodi da 60% preduzeća planira da poveća ulaganja u proučavanje podataka o zaposlenima kao jedan od važnih poslovnih pravaca.
5. Lak pristup podacima za odgovorne osobe
Još jedna prednost centra za korisničke podatke jeste to što omogućava da podaci budu lako dostupni onima kojima su potrebni u okviru preduzeća. Bilo da rukovodioci odeljenja žele da prate radni učinak, zaposleni u službi za ljudske resurse vode evidencije ili najviše rukovodstvo želi uvid u kretanja među zaposlenima, ovaj sistem obezbeđuje da prave osobe imaju prave podatke kada su im potrebni.
Ključna podešavanja centra za korisničke podatke
Da bi ovaj sistem bio što korisniji, potrebno ga je osmisliti sa jasnim pravilima o vlasništvu nad podacima, pristupu i vidljivosti podataka. Ovo su najvažnija podešavanja koja treba uzeti u obzir:
1. Vlasništvo nad podacima
Lični podaci korisnika: Ovi podaci pripadaju samim korisnicima, na primer lični podaci za kontakt ili sklonosti u učenju.
Poslovni podaci o korisniku: To su podaci koji pripadaju preduzeću, kao što su radno iskustvo zaposlenog u organizaciji, podaci o učinku ili evidencije vezane za poštovanje propisa.
Spoljni podaci: Podaci koji potiču od spoljnih strana, kao što su potvrde o obukama kod drugih pružalaca usluga ili podaci od onih koji vode pogodnosti zaposlenih.
2. Vidljivost podataka
Tajni podaci: Veoma poverljivi podaci koji nisu vidljivi ni korisnicima ni upravnicima sistema.
Privatni podaci: Podaci kojima mogu pristupiti samo upravnici sistema ili određene spoljne službe.
Javni podaci: Podaci dostupni svima, uključujući korisnike i upravnike sistema.
Neobavezni podaci: Podaci za koje korisnici sami mogu da odluče da li će biti vidljivi ili ne.
Ova podešavanja obezbeđuju zaštitu osetljivih podataka, a istovremeno omogućavaju pravim osobama da dobiju podatke koji su im potrebni za dobro obavljanje posla.
Zašto centar za korisničke podatke menja način rada službi za ljudske resurse
U svojoj osnovi, centar za korisničke podatke omogućava organizacijama da zaposlene sagledaju celovito, iz svih važnih uglova. Takav pregled pomaže da se pristup zaposlenima bolje prilagodi svakom pojedincu, da se poboljša njihovo radno iskustvo i da se donose promišljenije poslovne odluke. Kako značaj podataka u oblasti ljudskih resursa raste, postojanje ovakvog sistema postaje neophodno za preduzeća koja žele da ostanu uspešna i spremna za promene među zaposlenima.
